Утвърдени са унифицирани форми на първична счетоводна документация. Задължителни унифицирани форми на първична счетоводна документация

Първичните счетоводни документи са важни както по отношение на счетоводството, така и при определяне на обема на данъчните задължения. Важно е фирменият специалист, отговорен за изготвянето на първични счетоводни документи, да разбира ясно съдържанието и формата на тези документи, както и да познава спецификата на поддържането на счетоводни регистри.

Ролята на първичния документ в счетоводството

Първичните документи са документи, с помощта на които компанията формализира икономическите събития, настъпили в предприятието (клауза 1, член 9 от Закона „За счетоводството“ от 6 декември 2011 г. № 402-FZ).

Първото нещо, което счетоводителите на всяка организация трябва ясно да разберат, е, че днес няма конкретен задължителен списък от формуляри за първични счетоводни документи. Всяка компания сама определя формите на първичните документи в зависимост от целта на тяхното използване.

За такива документи обаче е законово установен списък със задължителни данни (клауза 2, член 9 от Закон № 402-FZ).

ВАЖНО! Формулярите, използвани в счетоводството, трябва да бъдат фиксирани в счетоводната политика на организацията (клауза 4 от PBU 21/2008, одобрена със заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 6 октомври 2008 г. № 106n).

Списък на възможни първични счетоводни документи

Списъкът на първичните счетоводни документи през 2018-2019 г. може да бъде както следва:

Опаковъчен лист. Това е документ, който отразява списъка на прехвърлените инвентарни позиции. Фактурата се издава в 2 екземпляра и съдържа информация, която впоследствие се отразява във фактурата. Фактурата се подписва от представители на двете страни, участващи в сделката и се заверява с печат (ако фирмата го използва в практиката си).

Запис за приемане. Той се съставя след завършване на определени работи (услуги), за да потвърди, че резултатът от работата отговаря на първоначалните изисквания на договора.

Вижте образец на такъв акт.

Първични документи за изплащане на заплати на персонала (например фишове за заплати).

За повече информация относно тези твърдения вижте статията „Образец за попълване на ведомост за заплати T 49“ .

Документи, свързани с наличието на дълготрайни активи - тук фирмата може да състави такава документация от списъка на първичните счетоводни документи:

Удостоверение за приемане и предаване на дълготрайни активи във формуляра OS-1 - при получаване или изхвърляне на обект, който не е свързан със сгради или конструкции.

За повече информация относно този акт вижте материала "Унифициран формуляр № OS-1 - Удостоверение за приемане и предаване на дълготрайни активи" .

Ако дълготрайният актив е сграда или структура, тогава неговото получаване или изхвърляне се формализира с акт във формуляра OS-1a.

За повече подробности вижте статията „Унифициран формуляр № ОС-1а - формуляр и образец“ .

Отписването на актив се формализира с акт във формуляра OS-4.

За повече подробности вижте материала „Унифициран формуляр № ОС-4 - Акт за извеждане от експлоатация на актив“ .

Ако е необходимо да се документира фактът на извършената инвентаризация, се съставя инвентарен списък на дълготрайните активи във формуляра INV-1.

За повече информация относно такъв първичен документ вижте статията „Унифициран формуляр № INV-1 - формуляр и образец“ .

Ако инвентаризацията е извършена по отношение на нематериални активи, тогава инвентаризацията ще бъде съставена съгласно формуляр INV-1a.

За повече информация вижте материала „Унифициран формуляр № ИНВ-1а - формуляр и образец“ .

Отделна група първични документи са касовите документи. Те включват по-специално следния списък с първични счетоводни документи за 2018-2019 г.:

Приходен касов ордер.

За повече информация относно съставянето му вижте статията „Как се попълва приходен касов ордер (ПКО)?“ .

Касова гаранция по сметка.

Платежно нареждане.

Прочетете за правилата за изготвяне на този документ.

Предварителен отчет.

Актът на прихващане на взаимни искове.

Прочетете за спецификата на използването на този документ.

Счетоводна информация.

За информация относно принципите на неговия дизайн вижте материала „Счетоводно удостоверение за коригиране на грешки - образец“.

Горният списък не изчерпва целия обхват на първичните документи, използвани в счетоводството, и може да бъде разширен в зависимост от характеристиките на счетоводството, извършвано във всяка конкретна организация.

ВАЖНО!Те не са първични счетоводни документи от списъка за 2018-2019 г. - списъкът е предложен по-горе:

споразумение. Това е документ, който определя правата, задълженията и отговорностите на страните, участващи в сделката, условията и реда за сетълмент, специални условия и др. Неговите данни се използват при организиране на счетоводството за анализ на сетълментите с контрагентите, но самият не генерира счетоводни операции.
Проверете.Този документ отразява сумата, която купувачът се съгласява да плати, като приема условията на доставчика. Фактурата може да съдържа допълнителна информация относно условията на сделката (срокове, процедури за плащане и доставка и др.), т.е. допълва договора.
Фактура.Този документ се изготвя за данъчни цели, тъй като на негова основа купувачите приемат за приспадане сумите на ДДС, представени от доставчиците (клауза 1 от член 169 от Данъчния кодекс на Руската федерация). По този начин, при липса на други документи, характеризиращи конкретна сделка, ще бъде невъзможно да се потвърдят разходите за тази сделка с фактура (писмо на Министерството на финансите на Руската федерация от 25 юни 2007 г. № 03-03-06/ 1/392, Федерална данъчна служба от 31 март 2006 г. № 02-3 -08/31, решение на Федералната антимонополна служба на Източносибирския окръг от 19 април 2006 г. № А78-4606/05-S2-20/ 317-F02-1135/06-S1).

Трябва да се има предвид, че унифицираните форми на първични счетоводни документи, дадени в списъка, не са задължителни за използване, тъй като от 2013 г. (след приемането на Закон № 402-FZ) формулярите на такива формуляри могат да бъдат разработени самостоятелно. Но в повечето случаи те продължават да се използват. Следователно през 2018-2019 г. списъкът с унифицирани форми на първични счетоводни документи, съдържащи се в решенията на Държавния комитет по статистика, продължава да остава актуален.

Каква информация трябва да съдържат формулярите на първичните документи?

Въпреки факта, че понастоящем няма задължителни първични документи за всички формуляри, законодателят е установил изисквания за съдържанието на тези документи. Списъкът на задължителните данни, които трябва да се съдържат във всеки първичен документ, е даден в параграф 2 на чл. 9 от Закон № 402-FZ. Това са по-специално:

име на документа;
датата, на която е съставен този документ;
информация за лицето, съставило документа (име на фирмата или индивидуален предприемач);
същността на факта на икономическия живот, който е формализиран от този документ;
парични, числови характеристики, мерки за настъпилото събитие (например в какъв обем, в какви единици и за каква сума са продадени продуктите на клиентите);
информация за отговорните специалисти, документирали събитието, както и подписите на тези специалисти.

Първични документи и счетоводни регистри

Как могат да се класифицират първичните счетоводни документи?

Ако първичният документ е издаден от самата фирма, тогава той може да принадлежи както към групата на вътрешните, така и към групата на външните. Документ, който е съставен в рамките на дружеството и разширява действието си върху дружеството съставител, е вътрешен първичен документ. Ако документът е получен отвън (или съставен от фирмата и издаден навън), тогава той ще бъде външен първичен документ.

Вътрешните документи на компанията са разделени на следните категории:

Първичните административни документи са тези, с които фирмата дава нареждания на някое от своите структурни звена или служители. Тази категория включва фирмени поръчки, инструкции и др.
Изпълнителни първични документи. В тях дружеството отразява факта, че е настъпило определено икономическо събитие.
Счетоводни документи. С тяхна помощ фирмата систематизира и обобщава информацията, съдържаща се в други административни и съпътстващи документи.

След като стопанското събитие е документирано като първичен документ, е необходимо събитието да се отрази в счетоводните регистри. Те всъщност са носители на подредена информация, акумулират и разпределят характеристиките и показателите на бизнес транзакциите.

По външния си вид се отличават следните регистри:

книги;
карти;
безплатни чаршафи.

Въз основа на метода на поддържане на регистъра се разграничават следните групи:

Хронологични регистри. Те записват събитията, случили се последователно – от първото във времето до последното.
Систематични регистри. В тях фирмата класифицира извършените сделки по икономическо съдържание (например касова книга).
Комбинирани регистри.

Според критерия за съдържанието на информацията, отразена в регистрите, се разграничават:

синтетични регистри (например журнален ордер);
аналитични регистри (ведомости за заплати);
комбинирани регистри, в рамките на които дружеството води както синтетично, така и аналитично счетоводство.

За повече информация относно счетоводните регистри вижте статията „Счетоводни регистри (формуляри, образци)“ .

Резултати

В момента няма задължителни форми и списъци на първични счетоводни документи: всеки стопански субект има право самостоятелно да определя формите на първичните документи, които ще използва в своята дейност.

В същото време най-често срещаните първични счетоводни документи са тези, които имат аналози сред унифицираните формуляри, одобрени от Държавния комитет по статистика.

След съставянето на първичния документ е необходимо информацията от него да се прехвърли в счетоводния регистър.

Всеки счетоводител трябва да знае кои документи принадлежат към първичните документи. Това се дължи на факта, че именно тази документация е основа за счетоводство. Те доказват факта на извършване на бизнес сделки. Един начинаещ счетоводен специалист трябва да разбере какво е това, защо са необходими първични документи, как да ги съставят и съхраняват. В противен случай проблемите с регулаторните органи не могат да бъдат избегнати.

Юридическите лица и частните предприемачи могат да прехвърлят средства един на друг само въз основа на определена първична документация. Предполага се, че първичният отчет е съставен дори преди извършването на бизнес сделката, но законодателството не изключва възможността за съставянето му след приключване на сделката, но трябва да има основателни причини за това.

Както първичните, така и сборните счетоводни документи трябва да включват следните реквизити: наименование на формата; датата и мястото, където е съставен; пълното наименование на фирмата, която го е подготвила; какви сметки се използват за прехвърляне на средства; трите имена на отговорното длъжностно лице и др.

За какво са нужни

Първичните документи (ПД) са задължителен компонент на счетоводството. Те се съставят по време на стопански операции и служат като доказателство, че тези сделки са извършени. При извършване на транзакция може да участва различен брой първични документи: това зависи от спецификата на нейното изпълнение.

Списък на операциите, които трябва да бъдат извършени по време на транзакцията:

Подписване на договор с получателя. Ако е постоянно, можете да подпишете едно споразумение за няколко транзакции, но в този случай си струва незабавно да обсъдите времето на работата, последователността на транзакциите за сетълмент и други нюанси.
Издаване на фактури за плащане.
Директно плащане, потвърждението на което е касова бележка (или разписка за продажба), ако говорим за плащане в брой, или платежни карти, ако парите се превеждат по банков път.
При изпращане на стоките изпълнителят издава фактурата на клиента.
След предоставяне на услугите в пълен обем, изпълнителят трябва да получи сертификат за изпълнение от клиента

Съществуващи видове

Има 6 основни вида PD счетоводство, които се използват най-често при извършване на различни транзакции:

Договор	В договора се определят правата и задълженията на страните по сделката. Договорът може да бъде съставен за предоставяне на услуги или продажба на стоки. Гражданският кодекс не изключва възможността за сключване на устен договор, но трябва да се помни, че само документ, подписан от две страни, може да защити правата и интересите на увреденото лице пред съдебен орган при възникване на проблеми, в т.ч. неизпълнение на задължения от другата страна.
Предложение за фактура	Този документ показва колко трябва да плати клиентът, за да получи услуги или работа. Когато плащането е извършено, това означава, че клиентът е съгласен с условията, предложени от изпълнителя. Няма конкретен формуляр за този документ, така че форматът му може да варира между доставчиците. Трябва обаче да запомните, че документът трябва да съдържа заглавието на самия документ; Подробности на плащане; наименованието на стоките и услугите, както и тяхната цена. Можете да го подготвите в програмата 1C. Фактурата няма никаква стойност от гледна точка на счетоводството и отчитането пред регулаторните органи, в нея е записана само цената, определена от продавача. Не е необходимо да се поставя печат и подпис върху него, но ако компанията иска да играе на сигурно и да се защити, е по-добре да го направи. Ако бъдат нарушени интереси или права на купувача, той има право да поиска от продавача връщане на преведените средства.
Документация за плащане	Това е потвърждение на факта, че клиентът е заплатил издадената от производителя фактура. Има различни видове такива документи: заявки за плащане, нареждания и чекове, формуляри за строга отчетност.
Опаковъчен лист	Приложимо в случаите, когато трябва да формализирате сделка за покупко-продажба на материални активи. Този документ трябва да бъде изготвен в два екземпляра. Продавачът се нуждае от него, за да покаже продажбата, а купувачът се нуждае от него, за да капитализира получената стока. Данните в бележката за доставка и във фактурата трябва да съвпадат напълно. На този документ трябва да има печат на продавача и купувача.
Акт за извършване на работа или предоставяне на услуги	Двустранен документ. Той потвърждава не само факта на извършената работа, но и цената, която е платена за продукта или услугата. Този документ служи и като доказателство, че страните са изпълнили изцяло задълженията си една към друга и нямат взаимни претенции.
Фактура	Важен документ е, с помощта на който се полага основата за приемане на представените за приспадане суми на ДДС. Очевидно този документ е много важен за онези структури, които са платци на ДДС.

Списък на първичните счетоводни документи

И така, списъкът на първичната счетоводна документация изглежда така:

споразумение	Сключва се с клиента в писмена форма. Важно е да се каже, че законът не забранява устната форма на такъв договор, но страните често предпочитат да записват правата и задълженията, предвидени в споразумението, на хартия.
Проверете	Той съдържа данни за извършване на плащане и наименование на стоките, които се закупуват.
Касова бележка (продажба или касова бележка) или формуляр за строга отчетност	Издава се при плащане в брой. В случай на безкасово плащане, купувачът на стоки или услуги остава с платежен документ, заверен от банковата структура като потвърждение на плащането.
Фактура	Издава се в момента на изпращане на стоките.
Акт за предоставяне на услуги или извършване на работа	Предоставя се след пълно предоставяне на услугите.

Дефиницията на понятието „първичен счетоводен документ“ е дадена в член 60-1 от Данъчния кодекс на Руската федерация: първичните документи са документирани доказателства, че сделката е извършена или има събитие, което дава право за извършването й. Такива документи могат да бъдат на хартиен носител или на електронен носител. Счетоводството се извършва въз основа на такава документация.

Член 60-2 предвижда формулярите на тези документи и изискванията за тяхното съставяне.

Друг нормативен акт, който определя първичната документация, както и нейните форми, е Законът за счетоводството и финансовата отчетност.

Русия е страна, в която законодателството относно счетоводството и плащането на данъци се променя периодично. Предвид факта, че формулярите могат да бъдат променяни или допълвани, трябва да проследите какви промени са одобрени от различни държавни агенции, включително Министерството на финансите. Например в началото на 2019 г. беше одобрена формата на счетоводен сертификат, който преди това имаше безплатна форма.

Кодексът за административните нарушения предвижда редица санкции за липса на първични документи в организацията, те са определени в член 276 от кодекса.

Общи инструкции за употреба

ПД са основа за започване на счетоводно отчитане на определени операции и извършване на вписвания в счетоводния регистър. Такъв документ действа като писмено доказателство за факта, че дадена бизнес сделка е завършена.

Тези първични счетоводни документи, чиито форми не са официално одобрени, се одобряват от ръководителя на организацията, като издава подходяща заповед. Те трябва да съдържат всички задължителни реквизити, изисквани от закона.

Тази документация трябва да бъде изготвена на хартиен носител и подкрепена с подписа на лицето, което е съставило документа. Ако се използва електронен документ, той трябва да бъде подписан с електронен подпис.

Унифицираните форми на PD не са задължителни за използване. Изключение правят касовите документи, одобрени от оторизирани структури.

Формулярът PD трябва да съдържа следните задължителни данни:

Заглавие на документа;
точна дата на операцията;
в какво се състои стопанската операция във физическо и стойностно изражение;
името на структурата, която съставя документа;
информация за лицата, които отговарят за правилното изпълнение на документа.

Такива документи са разделени на следните групи:

отчитане на заплатите;
осчетоводяване на извършени касови операции;
счетоводно отчитане на ДМА;
осчетоводяване на СМР.

Правила за попълване

Отчетните документи трябва да бъдат подготвени спретнато и ясно.

Основни правила:

Разрешено е използването на химикалки и химикалки, можете да използвате компютри и пишеща машина;
такава документация трябва да бъде изготвена в момента, когато транзакцията е планирана;
разрешава се съставяне на документи след операцията, ако има обективни причини за това;
документът отразява всички възможни подробности;
Ако някаква информация липсва, могат да се добавят тирета.

През 2019 г. се използват стандартни формуляри за изготвяне на PD. Документите се делят на външни и вътрешни.

Първата организация получава отвън: от държавни агенции, висши организации, банкови структури, данъчни власти и др. Примери за външни документи: фактури, платежни нареждания или рекламации. Що се отнася до вътрешните документи, те се изготвят директно в организацията.

Ако документът е попълнен неправилно, организацията ще има затруднения при определянето на данъчната основа и това може да доведе до разногласия с данъчната служба.

Корекция на съдържанието

Случва се дори опитен счетоводител, който е изготвял документ повече от веднъж, да направи грешка. Възможно е да се коригира само когато документът не е отразен в счетоводството, тоест не е осчетоводен. Трябва да запомните, че извършването на корекции с щрих е неприемливо.

Можете да използвате само следните три метода:

допълнителен вход;
обратен метод;
коректорски метод.

Последното се прилага, когато е допусната грешка в счетоводния регистър, но не засяга кореспонденцията на сметките. Този метод е подходящ да се използва преди изготвянето на баланса. В този случай неправилното число или друг знак трябва да се зачертае с тънка линия и до него да се посочи правилната стойност. Отстрани посочете „коригирано вярване“ и поставете дата и подпис.

Допълнителен запис би бил подходящ, ако сумата на извършваната транзакция е подценена.

Методът на обръщане включва коригиране на неправилен запис с помощта на отрицателно число. Грешният номер се посочва с червено мастило и веднага се прави правилният запис, който се изписва с нормален цвят.

Разяснения относно протокола за съгласуване

Актовете за съгласуване не са правно свързани с първични документи и следователно не се регулират от нормативни документи. Те показват взаимни разчети, извършени за определен период между фирми със статут на юридическо лице или индивидуални предприемачи.

Този вид документ се използва по инициатива на счетоводителите, тъй като с негова помощ е възможно да се разрешат редица спорни въпроси, което защитава интересите на организацията.

В какви случаи е важно да се състави протокол за помирение:

когато продавачът предлага богат избор от стоки;
при предоставяне на отсрочка на плащанията;
ако цената на продукта е висока;
ако между страните съществуват редовни отношения.

Този документ може да се използва в съда в случай на спорна ситуация между страните.

Срок на годност

Разпоредбата за съхраняване на първична документация е закрепена на законодателно ниво.

За различните видове документи са предвидени различни срокове за съхранение:

За една година	Необходимо е да се поддържа кореспонденция с регулаторните органи относно сроковете за подаване на отчетна документация.
Най-малко 5 години	Съхраняват се касова документация и документи като баланс за тримесечието, отчет на организацията с обяснителна бележка за тримесечието; протокол от заседанието за приемане на тримесечния баланс; първична документация и касова книга; документи по системно и несистемно счетоводство и други.
Най-малко 10 години	Годишният счетоводен баланс, инвентарният опис, предавателният баланс, разделителният баланс, ликвидационният баланс и други документи трябва да се поддържат.
Най-малко 75 години	Запазва се личната сметка на всеки служител и фишовете за заплати.

Законът за счетоводството изисква всички стопански операции, извършени от една организация, да бъдат документирани с оправдателни документи (член 9). Тези документи са първичните счетоводни документи, въз основа на които се води счетоводството.

Унифицирани форми

Първичните счетоводни документи се приемат за счетоводство, ако са съставени в съответствие с формата, съдържаща се в албумите на унифицирани форми на първична счетоводна документация. С Постановление на правителството на Руската федерация от 08.07.97 г. № 835 „За първичните счетоводни документи“ функциите по разработване и одобряване на албуми на унифицирани форми на първична счетоводна документация и техните електронни версии са възложени на Държавния комитет по статистика на Русия. Съдържанието и съставът на унифицираните форми на първична счетоводна документация се съгласуват от комисията с Министерството на финансите на Русия и Министерството на икономиката на Русия.

Държавният комитет по статистика на Русия, в развитие на горепосочената резолюция на правителството на Русия, одобри Процедурата за използване на унифицирани форми на първична счетоводна документация, както и албуми на унифицирани форми на първична счетоводна документация за определени счетоводни обекти . Таблицата предоставя списък на тези решения.

Счетоводен обект	Резолюция на Държавния статистически комитет на Русия
		Име
Дълготрайни активи			За одобряване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на дълготрайни активи
Нематериални активи, материали, капитални строителни работи			За одобряване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане, дълготрайни активи и нематериални активи, материали, малоценни и носими предмети, работа в капиталното строителство
Продукти и запаси в складови помещения			За одобряване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на продукти, инвентар в складови помещения
Счетоводно отчитане на търговските сделки			За одобряване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за записване на търговски операции.
Работа по строителни машини и механизми, работа в автомобилния транспорт			За одобряване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на работата на строителни машини и механизми, работа в автомобилния транспорт
Селскостопански продукти и суровини			За утвърждаване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на селскостопански продукти и суровини
Парични средства в каса, резултати от инвентаризация			За одобряване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за записване на касови операции и записване на резултатите от инвентаризацията
Резултати от инвентаризацията			При одобряване на унифицирана форма на първична счетоводна документация № INV-26 „Запис на резултатите, идентифицирани чрез инвентаризация“
Парични средства, издадени по сметка			При одобряване на унифицирана форма на първична счетоводна документация № AO-1 „Авансов отчет“
Трудът и неговото заплащане			За одобряване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане и заплащане на труда

Нека отбележим, че с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 25 декември 1998 г. № 132 бяха одобрени албуми на унифицирани форми на първична счетоводна документация за записване на търговски операции. а именно:

албум с унифицирани форми на първична счетоводна документация за записване на парични разплащания с населението при извършване на търговски операции с касови апарати;

албум на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отразяване на търговски операции;

албум на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отразяване на търговски операции при продажба на стоки на кредит и при комисионна търговия;

албум на унифицирани форми на първична счетоводна документация за счетоводни операции в общественото хранене.

От одобрените по-рано унифицирани форми на първична счетоводна документация, с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 30 октомври 1997 г. № 71а, формите за отчитане на нематериални активи, материали, както и работа в капиталното строителство продължават да бъдат в сила .

След въвеждането на новия сметкоплан за отчитане на финансово-икономическата дейност на организациите (одобрен със заповед на Министерството на финансите на Русия от 31 октомври 2000 г. № 94n), малоценните и носими предмети изчезнаха от приетите обекти за счетоводство. Някои от тези обекти обаче продължават да се водят счетоводно като ДМА. При превода им, за да се опрости счетоводството, Министерството на финансите на Русия от 27 декември 2001 г. № 16-00-14/573 разреши, вместо да издава сертификат за приемане (фактура) за всеки от тях - прехвърлянето на дълготрайни активи в Формуляр № OS-1, за използване на използваните преди това унифицирани формуляри за малки предприятия:

регистрационна карта за малоценни и изхабени предмети (образец № МВ-2)

протокол за издаване на защитно облекло, предпазни обувки и предпазни средства (бланка № МВ-7).

Следователно, когато се отписват напълно амортизирани бивши малки предприятия, отчетени като част от дълготрайните активи, ако те са неподходящи за по-нататъшна употреба, е логично да се използват следните унифицирани формуляри, разработени за малки предприятия:

акт за изхвърляне на малоценни и бързоизносващи се вещи (формуляр № MB-4);

акт за отписване на предмети с ниска стойност и износване (формуляр № MB-8).

Посочените по-горе формуляри според нас са напълно подходящи за използване при отчитане на материалните запаси и домакинските доставки.

Още веднъж подчертаваме, че унифицираните форми на първична счетоводна документация, които се съдържат в албуми с формуляри, са задължителни.

В същото време в някои случаи показателите, които съдържат тези формуляри, не са достатъчни за организациите, тъй като те не могат да вземат предвид всички видове дейности на организацията, характеристиките на технологичните цикли и тяхната структура. Във връзка с това редът за прилагане на унифицирани форми на първична счетоводна документация предвижда, че форматите на формулярите, посочени в албумите на унифицирани форми на първична счетоводна документация, са препоръчителни и могат да бъдат променяни. Следователно, за да отразяват бизнес транзакциите, организациите имат право да ги допълват по свое усмотрение. Но това не важи за унифицирани форми за записване на касови операции.

При извършване на съответните промени в унифицираните форми на първичната счетоводна документация, одобрени от Държавния статистически комитет на Русия, организацията трябва да спазва следното:

всички подробности за одобрените от комисията унифицирани форми на първична счетоводна документация остават непроменени, включително код, номер на формуляр, наименование на документа;

не се допуска изтриване на отделни данни от унифицирани форми;

промените, направени в унифицираните форми на първични документи, трябва да бъдат документирани в съответния организационен и административен документ на организацията.

Организациите, занимаващи се с производството на формуляри на унифицирани форми на първична счетоводна документация, при изготвянето им, за удобство при поставяне и обработка на необходимата информация, могат да правят промени в следните части:

разширяване и свиване на графики и редове, като се отчита значимостта на показателите;

включване на допълнителни линии (включително свободни) и свободни листове.

В допълнение към унифицираните форми на първични документи, одобрени от Държавния статистически комитет на Русия, има и „ведомствени“ форми на първични документи.

По този начин за превоз на стоки с железопътен транспорт се използва железопътна товарителница, чийто формуляр е одобрен със Заповед № 39 на Министерството на железниците на Русия от 18 юни 2003 г. (със същата заповед са одобрени и правилата за попълване вън е).

Саморазвити форми

Въпреки това, при разнообразието от производствени и стопански дейности, има и по-сложни случаи, когато няма стандартизирани форми за определени операции. В този случай организацията има право да разработи формата на първичния документ независимо. Но в същото време документът трябва да съдържа задължителните данни, установени в член 9, параграф 2 от Закона за счетоводството. Разработеният документ трябва да съдържа:

Заглавие на документа;

дата на изготвяне на документа;

име на организацията, от името на която е съставен документът;

съдържание на стопанска сделка;

измерване на бизнес транзакции във физическо и парично изражение;

имената на длъжностите на лицата, отговорни за изпълнението на търговската сделка и правилността на нейното изпълнение;

лични подписи на тези лица.

Формите на първични счетоводни документи, разработени самостоятелно от организацията, използвани за документиране на фактите от икономическата дейност, за които не са предвидени стандартни унифицирани форми на първични счетоводни документи, се одобряват при формирането на нейната счетоводна политика (клауза 5 от PBU 1/98 „ Счетоводна политика на организацията”; одобрена със заповед на Министерството на финансите на Русия от 09.12.98 г. № 60n).

Такива независимо разработени документи могат да бъдат: доклади и бележки (обосноваващи необходимостта от определени разходи за стопанската дейност на организацията), дефектни отчети и актове, обосноваващи необходимостта от ремонтни дейности, актове за представителни разходи и др.

Пример 1На 27 септември 2004 г. Инткомплекс ООД прави разходи за представителни разноски. За отписване на изразходвани материални запаси е използван първичен документ, разработен независимо от организацията.

АКТ No41

относно приписването на разноските към представителните разходи

Ние, долуподписаният, финансов директор Слуднов Р.М., главен счетоводител Державец Н.В., началник отдел Риков В.В., с този акт потвърждаваме целесъобразността на включването като развлекателни разходи, свързани с търговски дейности, на разходите за организиране на приема на представители на Пасат OJSC (Тула ) .

Приемът се състоя на 27 септември 2004 г. в офиса на Intcomplex LLC на адрес: Москва, Ленинградски проспект, 47, офис. 410 в съответствие с утвърдената на 20 септември 2004 г. програма за бизнес срещи.

По време на срещата бяха обсъдени въпроси относно по-нататъшната доставка на продукти по споразумение № 25/04-к от 29 март 2004 г.

Участници:

от ОАО "Пасат": генерален директор Биков И.В., заместник-директор Шеранков Д.Ю., началник отдел Мурзин К.Л., водещ специалист Роман А.Л.;

от Intkomplek LLC: генерален директор Slukhov M.D., финансов директор Sludnov R.M., ръководител на отдел Rykov V.V.,

По време на срещата бяха изразходвани следните консумативи:

	Наденица “Празнична” - 278 гр
	Свинско варено – 198 гр
	Вино и водка – коняк Арарат
	Червена риба "Сьомга" - 264 гр
	кафе
	Бонбони - 1 кутия.
7.	Хлебни изделия.
	ОБЩА СУМА:	415,00 рубли

Разписки, потвърждаващи закупуването на посочените материални запаси, са приложени към авансовия отчет на В. В. Суркова № 98 от 27 септември 2004 г. Разходите са извършени в рамките на бюджета към Програмата на бизнес срещата.

По време на процеса на приемане е използвана електрическа кана „Tefal“ с първоначална цена от 980 рубли (отчетена като част от дълготрайните активи), съдове на стойност 450 рубли. (отчитани като битови доставки).

Финансов директор ______________________ Р. М. Слуднов

Главен счетоводител ______________________ Н. В. Державец

Ръководител на отдел ______________________ В. В. Риков

___________________

Край на пример 1

Сред независимо разработените първични документи е необходимо да се спомене счетоводният сертификат. За бюджетните организации формата на счетоводното удостоверение е одобрена със заповед на Министерството на финансите на Русия от 30 декември 1999 г. № 107n - формуляр № 433. Счетоводителите на търговски организации също могат да използват този формуляр. Въпреки това, нищо не пречи на организацията да разработи по-удобна форма въз основа на него.

Имайте предвид, че счетоводството е принудено да се позовава на този документ доста често. Всяко коригиращо записване в счетоводните сметки, различни изчисления, вариращи от изчисляване на месечни амортизационни суми до начисляване на данъци, неустойки, глоби, преизчисляване на данъчни задължения и др., трябва да бъдат документирани с такова удостоверение.

Пример 2При извършване на инвентаризация на стоки през септември 2004 г. Intkompleks LLC идентифицира недостиг на стоки в размер на 5300 рубли. Комисията призна за виновен служител на организацията за липсата. Соколник В.П., която носи пълна финансова отговорност, доброволно се съгласи да компенсира щетите от заплатата си (нейната заплата е 10 500 рубли)

В съответствие с изискванията на данъчните власти ДДС, приет преди това за приспадане върху липсващите стоки, е 954 рубли. (5300 рубли х 18%) се възстановява. Тази стойност увеличава размера на недостига до 6254 рубли. (5300 + 954).

Администрацията реши да задържи дължимата сума за три месеца, като взе предвид ограничението, установено от член 138 от Кодекса на труда на Руската федерация.

През септември и октомври максималната възможна сума се удържа от заплатата на служителя - 2100 рубли. (10 500 рубли х 20%), през ноември - остатъкът - 2054 рубли. (6254 – 2100 – 2100) .

Видът на изготвения счетоводен отчет е представен по-долу.

Организация LLC "Intcomplex"

СЧЕТОВОДЕН ОТЧЕТ №17

Дата на изготвяне

Натрупване на дълг Sokolnik V.P. за липса на стока и приспадане на дължимото

основание за издаване на удостоверението, обосновка на счетоводните записвания

Суми _________________________________

изчисления на суми, отразени в счетоводните сметки

			счетоводен запис

1	22.09.04	Отразена е себестойността на липсващите стоки
2	22.09.04	Възстановено е ДДС върху недостига на стоки
3	22.09.04	Възстановеният ДДС е включен в сумата на недостига
4	22.09.04	Натрупан дълг на служителите
5	22.09.04
6	29.10.04	Частично погасен дългът
7	30.11.04	Дългът е погасен изцяло

Счетоводител _________________ V.V. Серикова

декриптиране на подпис

Главен счетоводител _________________ N.V. Суверенен

декриптиране на подпис

____________________________

Край на пример 2

С въвеждането на данъчното счетоводство нараства значението на счетоводната информация. Заедно с други първични документи, счетоводното удостоверение е основата за извършване на записи в аналитичните данъчни счетоводни регистри (член 313 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Формуляри за данъчно счетоводство

При изчисляване на данъка върху дохода полученият доход се намалява с размера на направените разходи, които отговарят на изискванията, предвидени в член 252, параграф 1 от Данъчния кодекс на Руската федерация. Сред тях са посочени и документални доказателства за разходи. В този случай документираните разходи означават разходи, потвърдени с документи, изготвени в съответствие със законодателството на Руската федерация.

Данните за данъчното счетоводство могат да бъдат потвърдени от първични счетоводни документи (включително сертификат от счетоводител), аналитични данъчни счетоводни регистри и изчисляване на данъчната основа (член 313 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Концепцията за „първичен счетоводен документ“ не е изрично разкрита от законодателя в Данъчния кодекс на Руската федерация. Следователно, въз основа на нормата на член 11, параграф 1 от Данъчния кодекс на Руската федерация, която установява, че институциите, понятията и условията на гражданското, семейното и други отрасли на законодателството на Руската федерация, използвани в Данъчния кодекс на Руската федерация, Руската федерация се прилагат в смисъла, в който се използват в тези отрасли на законодателството (освен ако не е предвидено друго в Данъчния кодекс на Руската федерация), първичните документи, използвани в данъчното счетоводство, трябва да отговарят на изискванията за тях в счетоводството.

Това беше потвърдено от данъчните власти в Методическите препоръки за прилагане на глава 25 „Данък върху доходите на организациите“ от Данъчния кодекс на Руската федерация (одобрен със заповед на Министерството на данъците на Русия от 20 декември 2002 г. № BG-3 -02/729). В документа се посочва, че процедурата за изготвяне на първични документи е предвидена от нормативните правни актове на съответните изпълнителни органи. Тези органи, в съответствие със законодателството на Руската федерация, имат право да одобряват процедурата за изготвяне и формуляри на първични документи, използвани за документиране на бизнес транзакции.

Следователно използването на стандартни унифицирани форми на първична счетоводна документация, одобрени със съответните резолюции на Държавния статистически комитет на Русия през 1997-2004 г., или самостоятелно разработени от данъкоплатеца първични документи, които отговарят на изискванията на закона за счетоводството, когато записването на направените разходи ще позволи на данъкоплатеца да ги вземе предвид в разходите, които намаляват получения доход при изчисляване на данъка върху дохода.

Въпреки това стандартната унифицирана форма на първичния счетоводен документ, използвана в счетоводството, не винаги ще позволи да се вземат предвид всички необходими данни за данъчно счетоводство. В този случай към формата могат да се добавят допълнителни редове и колони, за да се отразят липсващите индикатори.

Пример 3При счетоводно отчитане на елемент от дълготрайни активи в амортизируемо имущество стандартният междуиндустриален формуляр № OS-6 „Инвентарна карта за записване на дълготрайни активи“ (одобрен с Резолюция на Държавния комитет по статистика на Русия от 27 януари 2003 г. № 7) прави не съдържа информация:

относно амортизационната група, която включва дълготрайния актив;

относно метода за изчисляване на амортизацията на дълготрайните активи.

Ако полезният живот на дълготраен актив в данъчното счетоводство се различава от полезния живот, определен за счетоводни цели, тогава той също трябва да бъде посочен.

При нелинеен метод на амортизация също се изискват данни за:

размера на начислената амортизация на дълготрайния актив;

остатъчна стойност на дълготрайния актив;

базовата цена на дълготраен актив и размера на месечната амортизация за такива дълготрайни активи.

Следователно организацията трябва да модифицира съответно картата или самостоятелно да разработи допълнителен аналитичен данъчен счетоводен регистър, който осигурява въвеждането на посочените данни.

__________________________

Край на пример 3

Липсата на първичен документ в данъчното счетоводство се класифицира като грубо нарушение на правилата за отчитане на приходите и разходите, както и на обектите на данъчно облагане (член 120 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Грубо нарушение на правилата за отчитане на приходите и разходите и обектите на данъчно облагане, извършено през един данъчен период, при липса на признаци на данъчно нарушение, води до глоба от 5000 рубли. Ако данъчната основа е била подценена, глобата ще бъде 10% от размера на неплатения данък, но не по-малко от 15 000 рубли.

Владимир УЛЯНОВ
одитор

Първичните счетоводни документи са важни не само по счетоводни въпроси, но и по отношение на данъчното законодателство, по-специално за определяне на обхвата на задълженията. Ето защо е изключително важно отговорните за изготвянето на първичната документация да знаят всички нюанси на счетоводството и освен това да разберат тяхната класификация, за да опростят работата.

Какво представляват първичните счетоводни документи

За първични документи се считат тези, които регистрират определени вече извършени стопански действия. Можете да оставите запис в счетоводството и да го въведете в регистъра само ако имате първична счетоводна документация. Счита се за неразделна част от системата за управление на предприятието. Въз основа на това можем спокойно да кажем, че първичните счетоводни документи са документално доказателство за извършени сделки, свързани със стопанската дейност на предприятието и които са донесли някакъв икономически ефект.

Класификация

Всички точки, засягащи въпроса по отношение на основния предмет, са предмет на разпоредбите и нормите на 402-FZ. Регламентът гласи, че тези сертификати са необходими при взаимодействие с данъчните власти като потвърждение за правилността на изчисленията. Това означава, че данъчните служители няма да имат оплаквания относно процеса на определяне на данъчната основа.

В съответствие с действащите разпоредби първичната документация подлежи на задължително съхранение в продължение на 4 години. През този период данъчните власти могат да изискват документи за проучване и проверка по всяко време. В допълнение, първичната документация често действа като доказателство в съдебни спорове.

Струва си да се отбележи, че конкретни форми на първична документация не са фиксирани на законодателно ниво. По този въпрос бизнес субектът има възможност да избере опция, която ще задоволи неговите нужди и ще послужи като добра помощ в по-нататъшната работа.

Първични счетоводни документи: списък

По правило пълният списък от сертификати, които изпълняват основни функции, остава непроменен и се одобрява на най-високо ниво. В момента тази категория включва:

споразумение.Те уреждат конкретните условия на сделката, отговорностите на страните и финансовите въпроси. Като цяло тук са посочени всички условия, които по един или друг начин са свързани със сделката. Моля, имайте предвид, че за някои транзакции не се изисква писмен договор. Така от момента, в който купувачът получи касовата бележка, сделката се счита за сключена.
Сметки.С помощта на документи от този тип купувачът потвърждава желанието си да плати за стоките (услугите) на продавача. Освен това фактурите могат да съдържат допълнителни условия на сделката и да записват конкретни цени, които продавачът определя за своите продукти и услуги. Ако по някаква причина купувачът не е доволен от представения му продукт (услуга), той има право да поиска възстановяване на средствата си въз основа на фактурата.
Опаковъчен лист.Той показва пълен списък на всички стоки или материали, които се прехвърлят. Фактурата трябва да бъде съставена в няколко варианта в зависимост от броя на участниците в сделката.
Актът за приемане и предаване.Той се съставя въз основа на резултатите от предоставянето на услугата като потвърждение, че резултатът от работата отговаря на предварително посочените критерии и е напълно одобрен от приемащата страна.
фишове за заплати.Те показват всички въпроси, свързани с разплащанията с наетия персонал. Освен това тук трябва да се показва цялата информация относно бонуси, допълнителни плащания и други механизми за финансово стимулиране на служителите.
Приемо-предавателни удостоверения № ОС-1.Този вид документация се използва за записване на всякакви дейности, свързани с въвеждането или извеждането на дълготрайни активи.
Касови документи, които включват входящи и изходящи касови ордери, а освен това и касовата книга. Те съдържат информация относно финансови транзакции, извършени като част от продажбата.

Класификация

Видовете първични документи в счетоводството са доста разнообразни и зависят преди всичко от конкретната цел на използването на документа в обозримо бъдеще. Най-популярната характеристика на класификацията обаче е разделянето на първичната документация на вътрешна и външна.

Вътрешен документ е собственост на дружеството и се издава от него за решаване на определени въпроси. Той е съставен от специалисти на компанията и се прилага изключително в рамките на юрисдикцията на тази компания. По този начин тази категория се състои от онези документи, които са необходими за ефективното извършване на стопанска дейност в рамките на една компания. В същото време, ако даден документ е получен от компания отвън или е съставен от специалисти на компанията и впоследствие прехвърлен на други юридически лица (данъчни власти, клиенти и др.), Тогава той ще бъде признат за външен.

От своя страна вътрешните документи също имат свои собствени класификационни характеристики, които позволяват да ги групирате в три категории:

Административни (организационни).Те посочват информация, която трябва да бъде съобщена на служителите на дружеството, структурните подразделения и клонове и техните ръководители. С тяхна помощ компанията издава определени поръчки, които трябва да се спазват внимателно. Тази група включва различни поръчки, инструкции и много други.
Изпълнителен (оневинителен), които първоначално показват факти, потвърждаващи извършването на определени бизнес операции и тяхното приключване.
Счетоводни документи.Тази категория е обща и е необходима за систематизиране на информацията, съдържаща се в други документи, и по-нататъшното им събиране в един документ.

При определени обстоятелства документацията може също да бъде комбинирана. Тази група включва онези документи, които могат едновременно да съдържат ключови характеристики на организационната и подкрепяща документация. Най-ярките примери тук са различни касови ордери, изисквания, предварително отчитане и много други.

Счетоводни регистри и тяхната класификация

При извършване на всяка сделка се изготвя първична документация. Веднага след като бъде напълно завършен, цялата информация, посочена в него, трябва да бъде дублирана в съответния счетоводен регистър. И това е един вид носител, който натрупва основна информация за транзакцията. Въз основа на същността на регистъра могат да бъдат идентифицирани няколко критерия за класификация. Например, на външен вид регистрите се появяват на потребителите под формата на книги, прости листове и индексни карти.

Въз основа на механизмите за поддържане на регистъра могат да се разграничат още три групи:

Хронологичен, в който са посочени всички настъпили събития при стриктно спазване на времевата рамка. Тоест, първо трябва да посочите тези операции, които са се случили по-рано и т.н. Такива регистри са най-сложни, тъй като съдържат огромно количество информация и доста често някои действия могат да бъдат пропуснати.
систематичен,в който първоначално всички транзакции се въвеждат под формата на икономически показатели. По този начин регистрите от този тип отразяват икономическия ефект от извършените стопански операции и анализират показатели за разходи и приходи. Най-яркият пример за систематичен регистър е касовата книга.
Комбиниран, които имат основните характеристики както на систематичните, така и на хронологичните регистри.

Съдържание на първичната документация

Много потребители имат въпроси относно това какво представляват първичните счетоводни документи и какви изисквания се прилагат към тях. На законодателно ниво са заложени няколко разпоредби, които установяват, че определена информация трябва да присъства в документите на основната двойка. По-специално, в съответствие с параграф 2 на член 9 от Федералния закон-402, първичната документация трябва да съдържа следната информация:

Заглавие на документа;
Дата на изготвяне;
информация за лицето, съставило посочения документ (пълно име на предприятието);
същността на икономическата дейност, свързана с този документ;
финансови изчисления по сделката;
подписи на длъжностните лица, отговорни за сделката, и техните инициали.

Образец на първичен счетоводен документ

Правила за подготовка на документи

Законодателят установява определени правила за изготвяне на първични счетоводни документи. Ето защо, едно от основните изисквания е точността и липсата на каквито и да било граматически и пунктуационни грешки и печатни грешки. Ако данъчната служба открие определени недостатъци, нарушителят ще трябва да преработи документа, а ако нарушението се повтори, може да бъдете подложени на санкции. Като цяло по този въпрос трябва да обърнете голямо внимание на следните препоръки:

Разрешено е използването на химикалки и химикалки, специална изчислителна техника и компютри.
Компилирането може да започне, когато се планира да се извършат определени бизнес транзакции, които трябва да бъдат показани. В същото време в изключителни ситуации е напълно възможно да се състави документ след приключване на сделката.
Всички изчислителни данни трябва да бъдат показани както в цифрова, така и в писмена форма. Следователно до всяко число трябва да има надпис.
Изключително важно е да попълните всички данни, посочени във формуляра. Ако по някаква причина няма информация, не можете да оставите празен ред. В него трябва да се появи тире.

Ако не следвате тези препоръки, може да срещнете значителни затруднения. По този начин, ако данъчната служба установи, че документът е неправилен по време на проверка, ще възникнат съмнения относно правилността на направените изчисления и определянето на данъчната основа.

Ако по някаква причина е необходимо да направите определени корекции, при никакви обстоятелства не използвайте коректори и оцветяване, тъй като те са неприемливи. Корекциите могат да бъдат направени по следните начини:

Контурна корекция. Ако е предоставена невярна информация, тя трябва да бъде задраскана с тънка линия и до нея да бъде посочена правилната информация. В този случай трябва да има бележка под линия на мястото на всяка такава корекция. „Коригирано вярване“с посочване на датата на корекцията и подписа на длъжностното лице, извършило корекцията. Отбелязваме обаче, че в случай на документи, показващи получаването и разходването на средства, този метод ще бъде неподходящ.
Допълнителен запис. Този метод се използва в ситуации, при които общите стойности на транзакциите се изпълняват със значително намалени показатели. За да не съставяте документа по нов начин, можете да направите допълнителни записи за липсващите суми в текущия период или следващия.
Обръщане. Неправилен запис се коригира с отрицателни стойности. Цялата неправилна информация се повтаря с червено мастило, а правилните записи са посочени до нея.

Първичният отчет може да бъде съставен както в писмена, така и в електронна форма. Напоследък много компании дублираха информация и съставиха както хартиени, така и електронни версии. Първите впоследствие се използват за вътрешни интереси, но електронни копия се изпращат за проверка на Федералната данъчна служба при поискване.

Могат да се направят няколко извода. Държавата не одобрява никакви задължителни формуляри за първична документация, което дава право на стопански субекти самостоятелно да определят формата на документа, който ще се използва на практика в бъдеще. Веднага след регистрацията на документа всички данни от него трябва да бъдат прехвърлени в счетоводния регистър.

1. Защо са необходими първични счетоводни документи и какво ще се случи, ако ги няма.

2. Какво да имате предвид при разработването на собствени форми на първични документи.

3. В какви случаи е задължително използването на унифицирани формуляри?

Както е известно, действащият закон за счетоводството (№ 402-FZ) не съдържа изисквания за задължително използване на унифицирани форми на първични счетоводни документи. Тоест, на организациите и предприемачите се дава право самостоятелно да разработват форми на първични документи, като вземат предвид техните нужди и характеристики на тяхната дейност. Подобно право обаче крие много подводни камъни. Например, всички първични документи, включително самостоятелно разработените, трябва да отговарят на определени изисквания, а някои документи трябва да бъдат съставени само съгласно унифицирани формуляри поради други федерални закони. Необходимо е да знаете за такива нюанси на съставяне на първични документи както при съставяне на собствени документи, така и при приемане на документи от контрагенти, тъй като първичните счетоводни документи са основата, върху която се изгражда не само счетоводството, но и данъчното счетоводство. Как да направим тази основа надеждна - ще разберем в тази статия.

Защо са необходими първични счетоводни документи?

Като начало, нека си припомним защо по принцип са необходими първични счетоводни документи и защо е толкова важно да се обърне внимание на правилността на тяхното изпълнение. Както е посочено в Закон № 402-FZ, Всеки факт от стопанския живот трябва да бъде документиран в първичен счетоводен документ(част 1, член 9). В този случай факт от икономическия живот се разбира като всяко събитие, операция, сделка, която има или може да окаже влияние върху финансовото състояние на икономическия субект, финансовия резултат от неговата дейност и (или) паричния поток. Фактите от икономическия живот включват например придобиването на дълготраен актив и изчисляването на амортизацията върху него, изчисляването на заплатите и заплатите на служителите и др. По този начин почти всички счетоводни записи трябва да се основават на съответните първични счетоводни документи.

В данъчното счетоводство първичните документи също играят важна роля: съгласно разпоредбите на Данъчния кодекс на Руската федерация оправданите и документирани разходи на данъкоплатеца се признават като разходи. Това е наличието на първични счетоводни документи е едно от основанията за признаване на разходитеи съответно да се изчисли данъчната основа за данък върху дохода (или според опростената данъчна система „доходи-разходи“).

Липсата на първични документи се счита от Данъчния кодекс на Руската федерация за грубо нарушение на правилата за отчитане на приходите и разходите, обекти на данъчно облагане, за което е предвидена глоба (член 120 от Данъчния кодекс на Руската федерация). ):

от 10 до 30 хиляди рубли. – ако липсата на първични документи не е довела до занижаване на данъчната основа;
от 40 хиляди рубли. до 20% от размера на неплатения данък – ако липсата на документи е довела до занижаване на данъчната основа.

В допълнение, липсата на първични документи може да послужи като основание за привличане на длъжностни лица към административна отговорност за грубо нарушение на правилата за счетоводство и представяне на финансови отчети под формата на глоба от 2 до 3 хиляди рубли. (Член 15.11 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация). Грубо нарушение на правилата за счетоводство и представяне на финансови отчети се счита:

подценяване на начислените данъци и такси с най-малко 10% поради изкривяване на счетоводните данни;
изкривяване на всяка статия (ред) от формуляра за финансови отчети с най-малко 10%.

От всичко казано по-горе следват два основни извода:

1. да са налични първични счетоводни документи;

2. първичните счетоводни документи трябва да са надлежно оформени.

Ако с първото изискване всичко е ясно, тогава второто, свързано с правилното изпълнение на първичните счетоводни документи, трябва да бъде обсъдено по-подробно. Факт е, че в съответствие с действащия Закон „За счетоводството“ № 402-FZ, използваните форми на първични документи се определят от самия ръководител на икономическия субект по препоръка на длъжностното лице, на което е поверено счетоводството (клауза 4 от член 9 от Закон № 402 -FZ). Възможни са следните опции за установяване на формите на първичните документи:

използване на унифицирани форми на първични документи;
използване на самостоятелно разработени форми на първични документи (напълно самостоятелно разработени или създадени чрез промяна на унифицирани формуляри);
Също така е възможно да комбинирате тези две опции за различни документи. Например, използването на самостоятелно разработени форми на счетоводен сертификат и акт за отписване на материали и унифицирани форми на всички други документи.

! Каквато и опция за използване на формулярите на първичните документи да бъде избрана, тя трябва да бъде отразена или в самата счетоводна политика за счетоводни и данъчни счетоводни цели, или в отделен ред. В същото време в приложението обикновено се дават независимо разработени форми на първични счетоводни документи, но ако се използват унифицирани форми, се прави връзка към съответния документ (Резолюция на Държавния комитет по статистика). Ако използваните форми на първични счетоводни документи не са одобрени от ръководителя, тогава в случай на проверка инспекторите могат да считат, че документите са съставени в неопределена форма, тоест в нарушение на закона, и съответно не са основание за приемане на разноски.

Самостоятелно разработени форми на първични счетоводни документи

При разработването на собствени форми на първични счетоводни документи са възможни две възможности:

напълно самостоятелно разработена форма;
формуляр, разработен въз основа на съществуващ унифициран формуляр (например чрез премахване или добавяне на подробности).

Във всеки случай полученият формуляр на първичния счетоводен документ трябва да съдържа следното: необходими подробности, установено с част 2 на чл. 9 от Закон № 402-FZ:

име и дата на изготвяне на документа;
наименование на икономическия субект, съставил документа;
съдържание на факта на стопанския живот;
стойността на натуралното и (или) паричното измерване на факт от икономическия живот, като се посочват мерните единици;
подписи, фамилни имена (с инициали), както и длъжности на лицата, извършили сделката, операцията и лицата, отговорни за нейното изпълнение, или лицата, отговорни за изпълнението на извършеното събитие. Списъкът на лицата, упълномощени да подписват първични счетоводни документи, както и формулярите на документите трябва да бъдат одобрени от ръководителя.

! Забележка:Закон № 402-FZ не включва поставянето на печат върху първичния документ като задължително изискване. Следователно включването на този детайл във формата на документа или не е избор на самата организация. За организации, които са отказали да използват кръгъл печат (това право е предоставено с Федерален закон № 82-FZ от 6 април 2015 г.), препоръчително е да изключите този детайл от всички използвани форми на първични счетоводни документи.

За някои документи следното списъкът с необходимите детайли може да бъде разширенв съответствие с други разпоредби. Например пътният лист трябва задължително да съдържа следните данни (клауза 3 от Заповед на Министерството на транспорта на Русия от 18 септември 2008 г. № 152):

име и номер на пътния лист;
информация за срока на валидност на пътния лист;
информация за собственика (собственика) на превозното средство;
информация за автомобила;
информация за водача.

По този начин разработването на собствени форми на първични счетоводни документи изисква задълбочени познания и анализ на действащото законодателство. Ето защо в някои случаи е за предпочитане да се използват готови форми. Например формата на универсален документ за прехвърляне, препоръчана от Федералната данъчна служба на Руската федерация (Писмо № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013 г.). Този документ съчетава данните от първичния счетоводен документ за прехвърляне на материални активи, както и данните от фактурата и следователно може да се използва както за счетоводни цели, така и за данъчни цели (за целите на изчисляване на ДДС). В допълнение към универсалния документ за прехвърляне, Федералната данъчна служба на Русия също е разработила препоръчителна форма на универсален коригиращ документ, който се съставя в случай на промяна в цената на доставката след изпращане (писмо № ММВ-20 -15/86@ от 17.10.2014 г.). Фактът, че организацията е решила да използва формулярите UPD и UCD, трябва да бъде залегнал в счетоводната политика или в отделна заповед на ръководителя.

Унифицирани форми

Закон № 402-FZ не съдържа задължително изискване за използване на унифицирани форми на първични счетоводни документи, но в същото време не съдържа забрана за тяхното използване. Следователно икономическият субект има право да използва унифицирани формуляри на тези документи, за които са създадени. Използването на унифицирани формуляри има редица предимства:

унифицираните формуляри са познати на повечето контрагенти, така че използването им ще избегне въпроси и недоразумения при обработката на транзакции;
Счетоводният софтуер обикновено се фокусира върху използването на стандартизирани формуляри. Прилагането на независимо разработени формуляри ще изисква допълнителни разходи за настройка на програми.

Освен това замяната на всички унифицирани форми с независимо разработени е рисковано, тъй като формите на първичните счетоводни документи, създадени от упълномощени органи в съответствие с федералните закони и въз основа на тях, все още са задължителни за използване (Информация на Министерството на финансите на Руската федерация № PZ-10/2012 към Федералния закон № 402-FZ). Такива документи включват например документи за регистрация. Директива на Банката на Русия от 11 март 2014 г. № 3210-U „Относно процедурата за извършване на касови операции от юридически лица и опростената процедура за извършване на касови операции от индивидуални предприемачи и малки предприятия“ предвижда използването на следния унифициран форми:

входящи и изходящи касови ордери (бланки No КО-1 и КО-2);
касова книга (образец No КО-4);
книга за отчитане на средствата, приети и издадени от касата (формуляр № КО-5);
ведомости за сетълмент и плащане (формуляри № Т-49 и Т-53).

По този начин паричните транзакции трябва да бъдат формализирани с документи, съставени съгласно унифицирани формуляри, одобрени с решения на Държавния статистически комитет на Руската федерация от 18 август 1998 г. № 88, от 5 януари 2004 г. № 1.

Особено внимание трябва да се обърне при разработването на документи за персонала, както и документи за отчитане и заплащане на труда и, ако е възможно, да се използват унифицирани форми на такива документи. Това се дължи на факта, че документите за персонала и документите за отчитане на труда трябва да отговарят на изискванията на трудовото законодателство, които не винаги съвпадат с изискванията на Закон № 402-FZ: като се започне от състава на детайлите (например време лист, лична карта на служител и др. .) и завършва с формата на документа (Кодексът на труда на Руската федерация не предвижда изготвянето на документи за персонала в електронна форма).

И така, в тази статия припомнихме значението на първичните счетоводни документи за счетоводството и данъчното счетоводство и също така се уверихме, че в случай на първични документи „формата има значение“. За да обобщим, нека още веднъж да формулираме накратко основни изводи:

Всеки факт от стопанския живот трябва да бъде документиран в първичен счетоводен документ.

Формата на първичния счетоводен документ трябва да съдържа задължителните данни, установени от Закон № 402-FZ, а в някои случаи - подробности, установени от други разпоредби.

Използваните форми на първични счетоводни документи трябва да бъдат одобрени от ръководителя в счетоводната политика или в отделна заповед - това се отнася както за самостоятелно разработени форми, така и за унифицирани.

Смятате ли статията за полезна и интересна? споделете с колеги в социалните мрежи!

Все още има въпроси - попитайте ги в коментарите към статията!

Нормативна база

Данъчен кодекс на Руската федерация
Кодекс за административните нарушения на Руската федерация
Федерален закон от 6 декември 2011 г. № 402-FZ „За счетоводството“
Федерален закон № 82-FZ от 06.04.2015 г. „За изменение на някои законодателни актове на Руската федерация относно премахването на задължителния печат на търговски дружества“
Директива на Банката на Русия от 11 март 2014 г. № 3210-U „За реда за извършване на касови операции от юридически лица и опростената процедура за извършване на касови операции от индивидуални предприемачи и малки предприятия“
Заповед на Министерството на транспорта на Руската федерация от 18 септември 2008 г. № 152 „За одобряване на задължителните данни и процедурата за попълване на пътни листове“
Информация на Министерството на финансите на Русия № PZ-10/2012 „За влизането в сила на 1 януари 2013 г. на Федералния закон от 6 декември 2011 г. № 402-FZ „За счетоводството“
Писма от Федералната данъчна служба на Руската федерация

от 21 октомври 2013 г. No ММВ-20-3/96@
от 17.10.2014 г. No ММВ-20-15/86@

Вижте как да прочетете официалните текстове на тези документи в раздела

♦ Категория: , .